- Relances et confirmations : affiner la liste des participants
À ce stade, nous avons contacté un grand nombre d’intervenants et d’invités, mais tout le monde n’a pas encore répondu. L’une de nos priorités est donc de relancer celles et ceux qui n’ont pas encore confirmé leur présence. Il nous faut aussi faire un bilan clair de qui a accepté, qui a décliné et s’assurer que nous avons bien un programme équilibré. En parallèle, nous réfléchissons à la meilleure façon d’organiser la journée. Nous devons décider du rythme des interventions, à quel moment prévoir une pause et comment intégrer des temps d’échange interactifs. Nous voulons éviter un format trop rigide et nous assurer que le public reste engagé tout au long de l’événement.
- Logistique : anticiper pour éviter les imprévus
Nous avons commencé à établir un rétroplanning précis : à quelle date devons-nous envoyer les derniers mails ? Combien de personnes devons-nous gérer sur place ? Nous avons estimé un total d’environ 50 à 60 participants, en comptant les M1, M2, enseignants, intervenants et quelques étudiants de L3. Une des idées proposées est de voir avec la responsable de la licence s’il est possible de remplacer un cours par notre événement, avec une validation administrative. Cela permettrait d’assurer une présence d’étudiants sans perturber leur emploi du temps. De plus, nous devons aussi passer dans la salle une semaine avant pour vérifier le nombre de chaises disponibles. Pour le buffet, nous avons prévu environ pour 15 personnes minimum pour le buffet du midi, avec plusieurs options (végétarien, goûter, apéro).
- Communication et valorisation
En mars, nous devons intensifier la communication. Il faudra imprimer des affiches (format A3 à définir) et les diffuser sur les réseaux sociaux. La communication devra aussi passer par plusieurs listes de diffusion : Licence, UFR LACT, LISAA, DIGIS… Enfin, nous devons réfléchir à la valorisation de l’événement : publier un article récapitulatif, prendre des photos ou même enregistrer certaines interventions. Pour cela, nous devons obtenir l’autorisation de captation et de diffusion via le service juridique de l’université. Nous devons aussi voir avec une association spécialisée si elle peut nous aider à garantir une bonne qualité sonore, ou si nous devons gérer cela nous-mêmes.
- Préparer l’animation et la coordination
Nous voulons intégrer une activité ludique pour dynamiser la journée, par exemple un Vrai/Faux sur la propriété intellectuelle et le numérique. Cette activité devra être préparée à l’avance et se dérouler lorsque tout le monde sera présent. Nous avons aussi défini les rôles de modération : deux personnes seront en charge d’animer la table ronde, avec des questions pertinentes à poser aux intervenants, tout en laissant place aux échanges spontanés. L’introduction de la journée devra être assurée par une personne qui prendra 5 à 10 minutes pour remercier les partenaires et présenter le programme. Enfin, pour s’assurer que tout avance correctement, nous avons mis en place des outils de gestion collaborative afin que chacun puisse suivre les tâches à effectuer.
L’événement approche, et même si le plus gros du travail est fait, chaque détail compte pour que cette journée du 8 avril soit une réussite.
Crédits : https://www.groupe-ceolis.fr/userfiles/image/CEOLIS_intelligence_artificielle_IA.jpg?1684819070152
OpenEdition vous propose de citer ce billet de la manière suivante :
Bahia Benhammacht (4 mars 2025). De la concrétisation à l’élaboration – 18 février 2025. Master Littérature, Savoirs et Culture numérique. Consulté le 27 avril 2025 à l’adresse https://doi.org/10.58079/13gur