Coordination et derniers préparatifs – 25 mars 2025

  1. Gestion des intervenants :

Nous avons contacté l’ensemble des intervenants afin de leur transmettre les détails logistiques et éditoriaux : temps de parole prévu, format des interventions et validation de l’axe de discussion ; notamment sur l’intelligence artificielle pour la table ronde. Il était également important de recueillir une brève notice biographique, centrée sur les éléments qu’ils souhaitaient mettre en avant comme leur parcours, leur publication récente ou encore leur thématique de recherche. Cette étape nous a permis d’affiner la composition de chaque bloc thématique, tout en assurant une certaine cohérence dans la diversité des profils.

  1. Conception des temps d’échange :

Pour garantir un bon rythme, chaque bloc d’intervention est encadré par deux modérateurs ou modératrices. Leur rôle sert à gérer le temps, prendre des notes, relancer la discussion et poser une ou deux questions préparées à l’avance. Voici la répartition retenue : pour le bloc 1 intitulé Droit/Édition : Bahia & Eline, pour le bloc 2 intitulé Création/Auteurs : Léane & Benjamin, pour le bloc jeux et logistique : Cyrille, Kazu & Gwenaëlle avec la présentation du Kahoot et pour la table ronde sur l’IA et les enjeux globaux: Luc, Isabelle & Cyrille. Les modérateurs doivent aussi veillés à ce que le ton reste vivant, avec des temps de parole équilibrés et des transitions fluides entre chaque partie.

  1. Logistique : coordination technique et accueil

Le groupe logistique doit veiller à prendre en charge la distribution des micros dans la salle, la projection via PC, la gestion d’un enregistreur numérique prêté par Luc comme solution de secours, ainsi que la réception du buffet à 11h. Nous avons aussi anticipé une autre temporalité pour la pause: au lieu d’un simple temps mort, un quiz interactif Kahoot sera proposé après le cocktail, avec des questions autour de la propriété intellectuelle (quizz définitions/vrai-faux).

  1. Captation et droits à l’image :

La captation des images et du son est essentielle pour la valorisation post-événement. Luc et Léane sont responsables des photos, uniquement pour les intervenantes et l’équipe organisatrice, en amont et pendant l’événement. Pour garantir la légalité, il faudra que nous imprimions des autorisations de captation et de diffusion (image et son) en 60 exemplaires, placées sur les chaises de préférence et avec comme consigne claire : seuls ceux qui refusent doivent se manifester. Ces documents permettront de publier des extraits dans le carnet LSCN.

Ainsi, Benjamin est en charge de l’envoi de la communication via mail à l’ensemble des secrétariats. Enfin, nous devons nous assurer de rien oublier. Nous nous envoyons une check-list qui sera disponible le matin même pour s’assurer de ne rien oublier comme les stylos pour la signature des autorisations, les fiches techniques pour la captation, le quiz final imprimé (si souci avec Kahoot), les documents de présentation du programme, et bien sûr, la présence des modérateurs à l’avance pour un briefing rapide.

Nous nous rapprochons de plus en plus de la phase finale de l’organisation. Encore quelques étapes et tout sera prêt pour le 8 avril !

Crédits : https://www.groupe-ceolis.fr/userfiles/image/CEOLIS_intelligence_artificielle_IA.jpg?1684819070152


OpenEdition vous propose de citer ce billet de la manière suivante :
Bahia Benhammacht (1 avril 2025). Coordination et derniers préparatifs – 25 mars 2025. Master Littérature, Savoirs et Culture numérique. Consulté le 9 février 2026 à l’adresse https://doi.org/10.58079/13wxy


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