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Dernière réunion avant le jour J – 1 avril 2025

Notre dernière réunion préparatoire s’est tenue quelques jours avant l’événement. Elle a été l’occasion de faire le point sur les derniers détails logistiques, éditoriaux et techniques. Le traiteur a confirmé la commande du buffet, avec un menu adapté à tous les régimes puis nous avons validé le buffet du midi, ainsi qu’une collation pour l’après-midi. Il ne reste plus qu’à gérer la réception à 11h et s’assurer que tout sera bien en place dans la salle.

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Coordination et derniers préparatifs – 25 mars 2025

  1. Gestion des intervenants :

Nous avons contacté l’ensemble des intervenants afin de leur transmettre les détails logistiques et éditoriaux : temps de parole prévu, format des interventions et validation de l’axe de discussion ; notamment sur l’intelligence artificielle pour la table ronde. Il était également important de recueillir une brève notice biographique, centrée sur les éléments qu’ils souhaitaient mettre en avant comme leur parcours, leur publication récente ou encore leur thématique de recherche. Cette étape nous a permis d’affiner la composition de chaque bloc thématique, tout en assurant une certaine cohérence dans la diversité des profils.

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Finaliser l’organisation: les premiers ajustements – 4 mars 2025

  1. Réponses en attente et confirmations

Après les vacances de février, nous avons repris lorganisation avec plusieurs points à éclaircir. Les fondatrices dune maison d’édition jeunesse sont intéressées pour participer, sous réserve dune rémunération. Nous devons donc vérifier si cela est possible dans notre budget. Dautres points restent encore en suspens. Nous attendons une confirmation pour les étiquettes et les micros, et nous devons aussi reconfirmer le nombre exact de participants pour le buffet avant de valider avec le prestataire. Après plusieurs relances, nous devons maintenant décider de la marche à suivre pour les personnes qui nont toujours pas répondu.

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De la concrétisation à l’élaboration – 18 février 2025

  1.  Relances et confirmations : affiner la liste des participants

À ce stade, nous avons contacté un grand nombre d’intervenants et d’invités, mais tout le monde n’a pas encore répondu. L’une de nos priorités est donc de relancer celles et ceux qui n’ont pas encore confirmé leur présence. Il nous faut aussi faire un bilan clair de qui a accepté, qui a décliné et s’assurer que nous avons bien un programme équilibré. En parallèle, nous réfléchissons à la meilleure façon d’organiser la journée. Nous devons décider du rythme des interventions, à quel moment prévoir une pause et comment intégrer des temps d’échange interactifs. Nous voulons éviter un format trop rigide et nous assurer que le public reste engagé tout au long de l’événement.

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